El marco legal es claro: el administrador tiene responsabilidades específicas
La legislación que regula la CAE, especialmente el artículo 24 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales y el Real Decreto 171/2004, establece con claridad las obligaciones de quienes gestionan centros de trabajo compartidos. En el caso de una comunidad de propietarios, esto incluye cualquier actividad que implique a terceros: mantenimiento de ascensores, limpieza de zonas comunes, jardinería o incluso obras puntuales.
Aunque la comunidad sea el titular legal del centro de trabajo, la gestión habitual y la toma de decisiones técnicas recaen, en la práctica, sobre el administrador. Y es él quien tiene la responsabilidad de coordinar las actividades, verificar la formación de los trabajadores, solicitar la documentación pertinente y, sobre todo, anticipar posibles riesgos. Cuando se produce un accidente, la inspección de trabajo solicitará de inmediato esa documentación. Si no está actualizada o directamente no existe, las consecuencias pueden ser demoledoras.
No es solo una multa: el daño reputacional es más difícil de reparar
Una de las realidades más desconocidas —pero más graves— del incumplimiento de la CAE es el impacto sobre la reputación del despacho. Cuando ocurre un accidente laboral en una comunidad, la repercusión entre los vecinos es inmediata. Las dudas sobre la profesionalidad del administrador se multiplican y, aunque la responsabilidad legal pueda estar compartida, la percepción de que “alguien no hizo su trabajo” cala con fuerza. En casos extremos, puede suponer incluso la pérdida de confianza y la no renovación del contrato con el despacho.
Además, la gestión inadecuada de la CAE también puede derivar en responsabilidades penales si se demuestra negligencia. Y aunque no se llegue a ese extremo, los costes judiciales, el tiempo invertido y el desgaste emocional pueden ser altísimos.
Un escudo de protección: soluciones digitales para una CAE bien gestionada
La buena noticia es que hoy existen herramientas tecnológicas que permiten al administrador asumir esta responsabilidad sin convertirla en una carga imposible. Desde plataformas de gestión documental hasta soluciones integradas como Gesfincas, es posible centralizar la información, automatizar recordatorios, archivar informes y garantizar que toda la documentación exigida esté siempre accesible y actualizada.
Esto no solo ayuda a cumplir con la ley, sino que ofrece una enorme tranquilidad al despacho y a la comunidad. Además, permite al administrador demostrar, ante cualquier requerimiento, que se ha actuado con diligencia, transparencia y profesionalidad. En definitiva, una buena gestión de la CAE no es un coste: es una inversión en tranquilidad jurídica y reputacional.
Conclusión: de la obligación al valor añadido
En un sector cada vez más competitivo, donde la confianza es clave, el administrador de fincas no puede permitirse errores evitables. La CAE, bien gestionada, se convierte en un valor añadido: demuestra compromiso, rigor y responsabilidad. Ignorarla, en cambio, puede salir muy caro. Porque hoy en día, más allá de evitar sanciones, lo que está en juego es la imagen del despacho, la fidelidad de los clientes y la seguridad de todos los que trabajan en nuestras comunidades.
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