La mayoría de propietarios creen que el Administrador de Fincas es aquella persona que únicamente se dedica a efectuar pagos a proveedores, solucionar incidencias, contratar servicios de suministros para la propiedad de propietarios, controlar el gasto de la finca y acudir como "policía" a las juntas de vecinos. Desde este punto de vista muchas personas piensan que los propietarios podrían hacerse cargo de esta función. Pero un Administrador de Fincas es una de las personas más importantes para que haya un buen clima dentro de una comunidad, una persona que presta un servicio de mediación cuando es necesario, y da soporte a cualquier cuestión que pudiera surgir.
Desde el punto de vista de la ley, el administrador posee el carácter de órgano de gestión, por lo que la elección de un buen Administrador de Fincas Colegiado es vital para conseguir una armonía total en el día a día de una comunidad de vecinos.
En los últimos años, a raíz de la pandemia, están marcando la diferencia aquellos Administradores que prestan un servicio digital a las comunidades de propietarios y pueden resolver de forma rápida y sin errores cualquier gestión de la comunidad, como por ejemplo, toda esa batería de modelos de hacienda (347, 184, etc.) que las comunidades de propietarios deben de presentar periódicamente.
La profesión se está completando cada vez más con herramientas digitales que facilitan todas las gestiones entre administradores y vecinos. El ejemplo más claro es la app TucomunidApp, que conecta directamente con los sistemas de gestión del despacho de administración de fincas. Esto permite reportar incidencias inmediatamente, reservar elementos comunes, incluso votar los temas de la próxima junta sin tener que asistir físicamente. Es importante que los administradores estén a la altura y ofrezcan estos avances a los propietarios.
Requisitos para ser un buen Administrador de Fincas
Con intención de hacer más fácil la tarea de elegir un Administrador de Fincas, a continuación, te mostramos algunos de los requisitos que esta figura debe reunir:
- Estar colegiado. El profesional cualificado que desempeñe esta labor debe poseer el aval del colegio de Administración de Fincas de su zona. Resulta muy recomendable que la comunidad de propietarios exija el título de formación correspondiente a la persona que se va a encargar de tratar los temas más importantes de sus propiedades. Muchos tipos de Licenciados también disponen de la formación necesaria para afrontar los retos que esta profesión entraña.
- Tener experiencia demostrable en el puesto. La experiencia, en cualquier ámbito de la vida, otorga las bases para hacer frente a numerosas situaciones. En el caso del Administrador de fincas, todavía más. Por ello, conocer su actual o anterior cartera de clientes es una forma de conseguir la confianza y tranquilidad que los propietarios necesitan.
- Debe poseer una disponibilidad adecuada. El Administrador de Fincas debe estar disponible cuando la comunidad de propietarios lo necesite. Los problemas que pueden surgir, en el día a día, raras veces avisan, por lo que poder contactar con el administrador de una forma fácil y sencilla es un punto muy importante para elegir un profesional adecuado. Ayuda mucho si el despacho ofrece alguna app a los propietarios como TucomunidApp, para resolver la operativa diaria con los vecinos.
- Poseer experiencia en la formalización de gestiones. Un Administrador de Fincas debe ser capaz de llevar todos los temas del día a día. La formalización de todas las gestiones es algo que el profesional seleccionado debe cumplir adecuadamente.
- Ser capaz de manejar situaciones de estrés. El trabajo del Administrador de Fincas puede resultar muy estresante. Saber gestionar los problemas que pueden surgir, pese a que se ocasionen situaciones incómodas que puedan llevar a las personas al límite, es un requisito imprescindible para poder disponer de un profesional adecuado.
- Saber gestionar los números (Contabilidad) en una comunidad de vecinos muchas veces es complicado que los números cuadren. Pueden existir vecinos morosos, vecinos que no se puedan localizar, etc, el Administrador debe tener siempre las cuentas controladas para que no se le escape ningún pago o cobro. En este caso, muchos utilizan un software como Gesfincas que automatiza los procesos contables y de facturación, evitando errores humanos y permitiendo al Administrador tener siempre las cuentas al día.
- Ser capaz de preparar juntas de vecinos. El administrador debe poseer total disponibilidad para preparar y asistir a las juntas de vecinos, que hoy ya pueden hacerse de forma telemática desde aplicaciones como TucomunidApp. Debe ser capaz de tener en cuenta la disponibilidad horaria de los vecinos para poder adecuar estas juntas a los mismos. Además, se ocupará de la preparación de los temas a tratar, de las actas, y de resolver cualquier conflicto que pudiera surgir.
El Administrador de Fincas es, en definitiva, el pilar de una comunidad de propietarios, es responsable de su correcto funcionamiento, del control de todos los temas relacionados con ellas y de mejorar la experiencia de los vecinos. Disponer de un Administrador digitalizado y con la preparación y experiencia adecuada es contar con una ayuda inmejorable para ganar en calidad de vida.
