Calendario en mano: las fechas no perdonan
En la mayoría de los despachos, el arranque del curso llega con una carpeta bajo el brazo: la de las juntas ordinarias. Septiembre y octubre son meses de llamadas, correos y reservas de salas. Lo habitual. Pero lo que marca la diferencia es haber dado ese primer paso un poco antes. Tener claro con antelación el orden del día y el calendario previsto permite anticipar incidencias y, de paso, demostrar que todo está bajo control ante la comunidad de propietarios. A veces basta con un par de semanas para que todo funcione con fluidez, pero en algunos casos se requiere una mayor previsión y planificación.
Preparar bien los papeles es ganar tranquilidad el día de la reunión
Reunir la documentación no es solo una cuestión de cumplir: es una oportunidad. Si las cuentas están claras, el estado de morosidad se entiende a la primera y el presupuesto está bien explicado, todo fluye de una manera más cómoda. No es raro que una junta se atasque por una coma mal puesta o por un número que no cuadra. ¿Lo mejor? Revisar con calma antes de enviar. Una presentación ordenada, limpia y sin sorpresas ayuda más de lo que parece. Y sí, también evita discusiones innecesarias.
La convocatoria: mucho más que un trámite
Convocar bien es, en gran parte, empezar bien. Algunos aún imprimen y colocan el cartel en el portal, y está bien, facilita la llegada de la información a todas las edades. Pero las herramientas digitales lo han cambiado todo: plataformas que permiten enviar la convocatoria con acuse de recibo, firmarla digitalmente y facilitar el acceso desde cualquier dispositivo. Si un propietario puede leer toda la documentación desde el móvil, mejor. Más claridad, menos excusas. Y menos quejas, también.
Las juntas híbridas han venido para quedarse
Hay comunidades donde la presencialidad sigue siendo la norma, pero muchas otras —sobre todo aquellas con vecinos que viven fuera— ya optan por modelos mixtos. Y lo cierto es que funciona. Permitir la asistencia telemática no solo facilita la participación: mejora el ambiente. Eso sí, conviene asegurarse de que los sistemas permiten dejar constancia clara de las decisiones y que el acta podrá firmarse sin complicaciones. Tecnología, sí. Pero siempre con garantías.
El acta, cuanto antes, mejor
No hay nada como cerrar una junta con el acta ya lista para firmar. No siempre se puede, pero cuando se logra, el salto de calidad es evidente. La redacción debe ser precisa, objetiva y sin adornos. Lo que se aprueba, se refleja. Ni más, ni menos. Si además se puede firmar digitalmente en el mismo momento, se gana tiempo, se gana en seguridad jurídica y se evita ese correo semanas después con un “¿pero esto lo aprobamos nosotros?”.
Conslusión
Las juntas no deberían ser una fuente de estrés. Con preparación anticipada, uso inteligente de la tecnología y una estrategia clara de comunicación con los propietarios, los administradores pueden convertir este trámite obligatorio en una oportunidad para fortalecer su reputación y generar confianza en la comunidad de propietarios.
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